NUVIO 4.1 · Navodila za uporabo

Ta navodila opisujejo nadgradnjo obstoječe aplikacije NUVIO. Poslovne evidence in osebne ure sta ločeni okolji. Za beleženje in shranjevanje potrebuješ internetno povezavo.

Različica 4.1 podpira devet jezikov: slovenščino, bosanščino, hrvaščino, angleščino, hindijščino, nepalščino, filipinščino, italijanščino in romunščino. Jezik izbereš pred prijavo oziroma v svojem računu. Na Androidu namesti različico 4.1 (koda različice 8), da dobiš tudi nove gumbe za račun, registracijo in pozabljeno geslo.

1. Katero okolje izberem?

Obstoječi Business račun brez e-pošte uporabljaj kot doslej z uporabniškim imenom. E-pošta za prijavo pripada tvojemu računu v izbranem podjetju; ni enaka naslovu za pošiljanje računov podjetja. Pri registraciji podjetja sta zato E-pošta računa in E-pošta za račune ločeni polji.

Za Personal na začetni strani izberi Personal oziroma povezavo »Moje zasebne ure« v Android aplikaciji. Klikni »Nimaš Personal računa? Ustvari ga«, vnesi ime, svoj e-poštni naslov in novo geslo z najmanj 12 znaki. Uporabniško ime je neobvezno; če ga ne vneseš, ga aplikacija ustvari in pokaže. Shrani ga skupaj s podatki za prijavo.

Personal in Business sta lahko prijavljena hkrati. Odjava iz Personal ne odjavi Business. Podatki se med okoljema ne kopirajo. Direktor ali vodja podjetja zaradi svoje poslovne vloge ne vidi tvojih osebnih vpisov; sprememba službenega gesla ne odpre zasebnega računa.

Podatke za prijavo v Personal varno shrani. Skrbnik podjetja tvojega osebnega gesla ne more ponastaviti.

E-pošta in varnost računa

1. Prijavi se v pravi Business ali Personal račun in odpri Moj račun → E-pošta in varnost računa. V Androidu gumb odpre nastavitve istega računa v aplikaciji.
2. Izberi dodajanje oziroma spremembo naslova, vnesi E-poštni naslov in Trenutno geslo ter pritisni Shrani e-poštni naslov.
3. Novi naslov je do potrditve prikazan kot čakajoč. Pri menjavi ostane prejšnji naslov aktiven, dokler ne potrdiš novega; pri prvem dodajanju do takrat uporabljaj uporabniško ime.
4. Ko je pošiljanje e-pošte povezano, odpri prejeto potrditveno povezavo, vnesi trenutno geslo tega računa in potrdi naslov. Samo odprtje povezave računa še ne spremeni. Če sporočila ni, lahko izbereš Ponovno pošlji potrditveno e-pošto.
5. Po potrditvi se znova prijavi. Preverjanje naslova ter sprememba ali obnova gesla zaključijo obstoječe prijave tega računa.

Pošiljanje e-pošte še ni nastavljeno. Vmesnik za dodajanje naslova, preverjanje in obnovo gesla je pripravljen, vendar potrditvene in obnovitvene e-pošte še ni mogoče prejeti. Lastnik mora najprej povezati Resend, potrditi pošiljatelja oziroma njegovo domeno in nastaviti javni naslov aplikacije. Med pripravo te različice ni bilo poslano nobeno pravo e-poštno sporočilo. Do povezave uporabljaj obstoječo prijavo z geslom; shranjen čakajoči naslov še ni potrjen naslov.

Pozabljeno geslo

1. Na prijavni strani izberi Pozabljeno geslo?. V Business najprej vnesi pravo oznako podjetja; v Personal odpri ločeno osebno prijavo.
2. Vnesi že potrjeni e-poštni naslov tega računa in izberi Pošlji povezavo za obnovo. Obnova deluje samo za potrjen naslov in po povezavi pošiljanja e-pošte. Odgovor na obrazcu sam po sebi ne potrjuje, da tak račun obstaja ali da je bilo sporočilo dostavljeno.
3. V prejeti povezavi vnesi in ponovi novo geslo z najmanj 12 znaki. Nato se znova prijavi z novim geslom na svojih napravah.

Če Business račun še nima potrjenega naslova, se za pozabljeno geslo obrni na skrbnika podjetja. Personal ostaja ločen; službeni skrbnik ne more obnoviti njegovega gesla. Potekla ali že uporabljena povezava zahteva novo zahtevo za e-pošto.

2. Personal: vsakodnevno beleženje

1. V zavihku Pregled izberi delo in pritisni Začni delo.
2. Ob odmoru pritisni Začni odmor. Odmor se odšteje od delovnega časa.
3. Po odmoru izberi Nadaljuj delo.
4. Ob koncu pritisni Zaključi delo. Če odmor še poteka, se zaključi skupaj z delom.

Začetek, odmor in konec se shranijo na strežniku. Odprt vpis se ohrani tudi, če zapreš aplikacijo. Hkrati imaš lahko odprto samo eno delo. Pred arhiviranjem dela odprti vpis zaključi.

Pozabljen ali napačen vpis: odpri Ročni vpis oziroma Koledar in vpisi → Dodaj vpis. Izberi delo, začetek, konec, minute odmora in po želji opombo. Pri že zaključenem vpisu izberi Uredi. Odprto delo najprej zaključi. Prekrivajoči se časovni intervali niso dovoljeni.

Pri ročnem vnosu sta začetek in konec v časovnem pasu tvoje naprave. Poročila uporabljajo časovni pas iz nastavitev. Skupni ročno vpisani odmor se umesti na konec intervala; pri vpisu čez polnoč to vpliva na razdelitev ur med dneve. Gumb za odstranitev vpisa zahteva potrditev in ga odstrani iz seštevkov; sprememba se zabeleži.

3. Pričakovane ure, saldo in koledar

V Moj račun → Tvoj delovni čas nastavi običajne ure na dan, delovne dneve in časovni pas. Mesečno obveznost program privzeto izračuna iz teh nastavitev. Praznike, dopust in posebne dogovore upoštevaj z ročno nastavitvijo Cilj za mesec.

Saldo = opravljene ure − celotna obveznost izbranega meseca. Če je cilj 160 ur in si doslej opravil 40 ur, je saldo −120 ur. To samo po sebi ne pomeni, da zamujaš z delom; primerjava vključuje tudi preostanek meseca. Pozitiven saldo prikazuje ure nad nastavljenim mesečnim ciljem.

Mesec izbereš s puščicama ali izbirnikom meseca v Pregledu oziroma Koledarju. Klik na dan omeji seznam vpisov na izbrani dan. Personal Free prikazuje zadnjih 12 mesecev; starejši podatki ostanejo shranjeni in so dostopni s Pro.

4. Personal Free in Pro

V Moje delo uredi ime dela, delodajalca, projekt in delovišče. V Pro lahko dodaš več del in za vsako določiš urno postavko. Sprememba postavke velja za nove vpise; pretekli vpisi ohranijo shranjeno postavko. Ocena zaslužka je informativni izračun iz ur in postavk, ne obračun plače.

Po poteku Pro ostanejo podatki in dela shranjeni. Free omogoča nove vpise pri prvem aktivnem delu; popravki že shranjenih vpisov ostanejo mogoči tudi pri drugih ali arhiviranih delih.

Izvoz s Pro: odpri Koledar in vpisi, izberi mesec in klikni Izvozi. CSV je besedilni izvoz, Excel je prava datoteka .xlsx. Pri PDF / tiskanje se odpre poročilo: pritisni Natisni / shrani PDF in v tiskalnem oknu izberi Shrani kot PDF. V Android prikazu lahko uporabiš tudi gumb PDF v zgornji vrstici. Prenesen CSV ali Excel lahko shraniš oziroma deliš z izbrano aplikacijo.

5. Business in novi paketi

Obstoječa prijava, zaposleni, evidence, delovišča in poslovne vloge ostanejo v svojem podjetju. Stari paketi se ne prepišejo samodejno. Interno podjetje lastnika ohrani interni dostop.

Poslovne cene so brez DDV. Letna cena se plača za eno leto in ustreza desetim mesečnim plačilom. Trenutno se štejejo vsi aktivni poslovni računi, tudi direktor, vodja in računovodja.

Starter vključuje ure, lokacije, zaposlene, osnovna poročila, CSV in sporočila. Business doda razporede, odsotnosti, potne naloge, potrjevanje ter PDF/Excel. Pro doda napredna poročila, preglede in usposabljanja. Ročna licenca lahko vsebuje prilagojene omejitve ali dodatne funkcije. Razpoložljivost funkcije je odvisna tudi od vloge uporabnika.

6. Lastnik NUVIO: izdaja licence

Prijavi se z računom lastnika platforme in odpri Upravljanje NUVIO → Licence → Ustvari licenco. V Business meniju se lahko povezava imenuje Upravljanje storitve. Direktor drugega podjetja tega dostopa ne dobi samodejno.

1. Izberi Okolje: Business ali Personal.
2. Pri Način dodelitve izberi Neposredna dodelitev, če račun že obstaja, ali Ustvari ključ, če želiš stranki poslati ključ za aktivacijo.
3. Pri neposredni dodelitvi izberi Prejemnik. Nato izberi Paket in pri Business še Število uporabnikov.
4. Izberi Trajanje: Dni, Mesecev, Let, Trajno ali Do datuma. Pri dnevih/mesecih/letih vnesi tudi število; pri Do datuma določi konec veljavnosti.
5. Nastavi Začetek veljavnosti: Takoj ali Na izbrani datum. Pri ključu in trajanju po dnevih/mesecih/letih lahko izbereš tudi Ob aktivaciji ključa. Pri fiksnem končnem datumu ta možnost ni na voljo.
6. Po želji nastavi Ključ aktiviraj do, označi Preizkusno obdobje, odpri Prilagodi funkcije in dodaj interno opombo.
7. Klikni Shrani licenco.

Primer: Pro, 25 uporabnikov, Mesecev → 6, začetek Ob aktivaciji ključa. Stranka prejme šest mesecev dostopa od aktivacije. Polje »Ključ aktiviraj do« je ločen rok za uporabo ključa, ne trajanje naročnine.

Ustvarjen ključ je v celoti prikazan samo ob izdaji. Takoj ga kopiraj in varno shrani. V seznamu pozneje ostane le namig z zadnjimi znaki. Ključ se ob aktivaciji veže na eno podjetje oziroma en Personal račun. Vsak zaposleni ne potrebuje svojega ključa.

Za brezplačen poseben dostop neposredno dodeli želeni paket in trajanje; s tem ne sprožiš plačila. Za trajni dostop izberi Trajno. Za podaljšanje ali spremembo odpri Uredi / podaljšaj, spremeni stanje, paket, omejitev, dovoljenja ali trajanje in shrani. Potek dostopa ne izbriše evidenc. Sprememba ročne licence sama po sebi ne odpove morebitne ločene naročnine pri Stripe.

7. Stranka: aktivacija ključa in plačilo

Direktor podjetja odpre Naročnina → Aktiviraj licenco, prilepi ključ in klikne Aktiviraj. Osebni uporabnik to stori v Personal → Moj račun → Aktiviraj licenco. Pred aktivacijo preveri, da si v pravem računu oziroma podjetju.

Plačilo in ročna licenca sta ločena postopka. Pri povezanem Stripe izbereš mesečno ali letno obdobje, po želji vneseš promocijsko kodo, preveriš prikazano ceno in nadaljuješ na plačilo. Dostop se potrdi na strežniku po potrditvi plačila. Gumb Osveži plačilo osveži stanje; portal Računi, kartica in odpoved upravlja obstoječo naročnino.

Stripe še ni produkcijsko povezan. Dokler niso varno nastavljeni ključi, cene in podpisovanje plačilnih obvestil, uporabljaj interni dostop, Personal Free ali ročne licence. Resnična plačila in obnova plačane naročnine v produkciji še niso potrjeni. Skrivnih Stripe ključev, gesel in celotnih licenčnih ključev ne lepi v klepet ali posnetke zaslona za podporo.

8. Osebje NUVIO in podpora

Lastnik v Upravljanje NUVIO → Osebje → Ustvari račun osebja vnese ime, uporabniško ime in vlogo. Vloge so Lastnik, Administrator, Vodja NUVIO, Podpora in Obračunavanje. Začetno geslo se pokaže ob ustvarjanju; članu ga predaj po varni poti. Prijava osebja uporablja oznako okolja nuvio-staff. Po prijavi naj član spremeni geslo v svojem računu.

Pri urejanju člana lahko izbereš ožjo vlogo, dodatna dovoljenja ali izključiš Aktiven dostop do upravljanja NUVIO. Upravljanje osebja je namenjeno lastnikom. Pomembne spremembe so v zavihku Dnevnik. Vloge osebja NUVIO so ločene od direktorja, vodje ali računovodje posameznega podjetja.

Stranka: odpri Podpora, klikni Nov pogovor, vnesi zadevo in sporočilo. Če ni dosegljivega osebja, pogovor ostane zahtevek. Odgovor najdeš v istem pogovoru.

Osebje: odpri Upravljanje NUVIO → Podpora in označi Na voljo za pogovor. Pusti ta pogled odprt in v ospredju, ko si dosegljiv. Pogovor prevzameš z Prevzemi pogovor ali ga dodeliš drugemu članu. Interna opomba je vidna samo osebju. Po rešitvi izberi Označi kot rešeno; pogovor lahko ponovno odpreš. Sporočila se osvežujejo v kratkih intervalih, zato odgovor ni nujno prikazan v isti sekundi. E-poštna in sistemska potisna obvestila za podporo niso vključena.

9. Akcije in kuponi

V Upravljanje NUVIO → Akcije → Nova akcija nastavi ime, vrsto ugodnosti, znesek ali odstotek, trajanje, začetni/končni datum, dovoljene pakete, mesečni/letni obračun in največ uporab. Na voljo so odstotni ali fiksni popust, posebna promocijska cena in brezplačni preizkus.

Za kupon vnesi Koda kupona. Za samodejni prikaz znižanja na ceniku označi Javna akcija na ceniku, brez vnosa kode. Označi tudi Aktivna in shrani. »Prvo plačilo«, »Določeno število mesecev« in »Vsa prihodnja plačila te naročnine« določajo trajanje ugodnosti pri naročnini; začetni in končni datum akcije določata čas, ko jo lahko nova stranka uporabi.

Akcijo lahko posamezno podjetje ali Personal račun uporabi enkrat. Pri že uporabljeni akciji lahko urejaš ime, aktivnost in končni datum; za drugačne pogoje ustvari novo akcijo. Dokler Stripe ni povezan, promocijski prikaz ne pomeni, da je bil popust preizkušen pri dejanskem plačilu.

10. Kratek preizkus z ekipo

Najprej uporabljajte jasno označene preizkusne vpise. Ko poročaš o težavi, napiši okolje, napravo, čas, korake, pričakovani rezultat in dejanski rezultat. Dodaj posnetek brez gesel, licenčnih ključev ali nepotrebnih osebnih podatkov.

• Na telefonu in računalniku se prijavite v obstoječi Business račun ter preverite, da so znani zaposleni in evidence na voljo.
• Preverite ključne gumbe, obrazce, branje besedila, pomikanje, tipkovnico in izbor meseca na dejanskih telefonih.
• V Personal ustvarite ločen preizkusni račun, zabeležite delo → odmor → nadaljevanje → konec; preverite seštevek in ročni popravek.
• Primerjajte saldo z izbrano celotno mesečno obveznostjo. S preizkusno Pro licenco odprite CSV/Excel in shranite PDF na svojih napravah.
• Lastnik naj izda kratko preizkusno licenco in preveri aktivacijo v pravem računu, vidno trajanje ter izbrano omejitev uporabnikov.
• Stranka naj pošlje zahtevek, osebje naj odgovori, doda interno opombo in označi rešeno. Preverite, da stranka interne opombe ne vidi.
• Na dejanskih napravah izberite vseh devet jezikov ter preglejte prijavo, Personal, Business, licence, podporo in upravljanje. Posebej preverite italijanščino in romunščino, daljša besedila, šumnike ter izvožena poročila. Imena podjetij, uporabnikov in njihova lastna sporočila ostanejo v jeziku vnosa.
• V Androidu 4.1 preverite prijavo z uporabniškim imenom in naslovom računa ter odpiranje E-pošta in varnost računa, Pozabljeno geslo? in registracije podjetja. Preverite vračanje v aplikacijo, tipkovnico in ohranitev prave oznake podjetja.
• Pred povezavo pošte preverite jasno obvestilo, da dostava ni nastavljena. Po lastnikovi povezavi pošiljatelja z dogovorjenim preizkusnim računom ročno preverite dodajanje naslova, potrditev s trenutnim geslom ter obnovo samo za potrjen naslov. To preverjanje na napravi še ni opravljeno in ne pomeni, da je bila poslana prava e-pošta.

Za iPhone ostaja spletni dostop oziroma bližnjica na domačem zaslonu. Novi Android moduli so dostopni iz različice 4.1 (koda 8); samo osvežitev spletne strani ne namesti nove Android različice. Namestitev prek Google Play in samodejne posodobitve zahtevajo ločeno dokončano objavo v Google Play. Ta navodila opisujejo pripravljeno različico in ne potrjujejo objave aplikacije, opravljenega preizkusa na telefonu ali dostave e-pošte.